Platzmangel

Braucht dein Büro wirklich mehr Fläche?

Ich lese in letzter Zeit häufiger, dass die Verfügbarkeit von Gewerbeflächen stark zurück geht - gerade in Berlin sind in manchen Stadtteilen kaum noch bezahlbare Büroflächen zu finden.


Was kannst du also machen, wenn du das Gefühl hast, dass euer Büro aus allen Nähten platzt und ihr eigentlich umziehen solltet?

Klar, solltest du ein schnell wachsendes Start Up haben und in Dimensionen wachsen, die die physischen Grenzen deiner Räume sprengen, kommst du nicht umhin, diesen Schritt zu gehen. Aber selbst dann solltest du dir Gedanken machen, wie du die jetzigen oder künftigen Räumlichkeiten besser nutzen kannst als bisher.

 

Der Weg in neue und geräumigere Geschäftsräume erscheint oft attraktiv, aber ist auch mit einer logistischen Meisterleistung zu vergleichen. Doch muss dein Büro wirklich umziehen? Oder kannst du mit den folgenden Tipps vielleicht schon deine Probleme aus der Welt schaffen?

Eine "Flexdesk"-Lösung spart oft 20% Fläche

Die Größe der Büroeinheiten und Anzahl der Arbeitsplätze hängt selbstverständlich von der Anzahl der Mitarbeiter ab. Da durch flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten oder Außeneinsätzen in größeren Unternehmen nie alle Angestellten gleichzeitig im Büro sein werden, können meist mehrere Schreibtische eingespart werden. 


Bei dem Energieversorgungsunternehmen Eneco beispielsweise wurde durch Kalkulationen herausgefunden, dass für 2.100 Mitarbeiter gleichzeitig maximal 1.500 Schreibtische benötigt werden. Somit konnten durch geschickte Organisation und Berechnung überflüssige Arbeitsplätze abgebaut und das Gebäude effizienter genutzt werden. 


Die Büro-Organisationsform des „Business Club“ wird durch „Mehrfachbelegung von Arbeitsplätzen“ und „nicht personalisierte Arbeitsplätze mit großem Anteil an Gemeinschaftsflächen“ definiert. Der Business Club beansprucht einen durchschnittlichen Arbeitsplatzbedarf von 8 - 12m² pro Mitarbeiter, was bei einer Einsparung von 100 Schreibtischen einen Gewinn von circa 1.000m² bedeuten würde. Belegungsmessungen für die neue Hauptverwaltung der Datenverarbeitungs-gesellschaft „dvg“ in Hannover zeigten, dass dort „nur in Ausnahmesituationen eine höhere Anwesenheitsrate als 75 Prozent realistisch ist.“

 

Wie viel Platz effektiv gespart werden kann ist jedoch von Fall zu Fall unterschiedlich. Die Einsparung von knapp 30 Prozent bei Eneco erschließt sich durch ein hohes Maß an Außenaktivität und mobilem Arbeiten. Krankheit und Urlaubstage sowie flexible Arbeitszeiten, zusätzliche Gemeinschaftsbereiche oder Cafés sind weitere Berechnungsfaktoren, die beachtet  werden sollten. 


Das Smart-Working-Konzept für Credit Suisse in Zürich bietet für 200 Mitarbeiter 160 non-territoriale Arbeitsplätze an. Dies bedeutet eine Einsparung von 20 Prozent und zeigt, dass auch in kleineren Büros durchaus effiziente Lösungen möglich sind.

 

Diese Form der Reduktion von Arbeitsplätzen lässt sich gut in Unternehmen verwirklichen, die auch außerhalb der Zentrale mit Kunden arbeiten und keine festen Arbeitsplätze benötigen. Sollte eine non-territoriale Arbeitsplatzgestaltung nicht in Frage kommen, kannst du trotzdem deine Arbeitsfläche effektiver nutzen und dir mehrere Fragen stellen:

Brauche ich alle Schränke / Sideboards / Rollcontainer, die hier rumstehen?

 

Nutze deine Flächen sinnvoller

Oft sind Aktenschränke noch Relikte aus längst vergangenen Arbeitsalltagen. Viele Aktenordner werden nur noch selten benutzt. Sie sollten als Daten bestenfalls digital abgelegt sein. Bringe ungenutzte Ordner ins Archiv oder verstaue sie kompakter. Solltest du nicht sicher sein, welche Ordner wirklich noch ab und zu gebraucht werden, gibt es einen einfachen Trick: Klebe an jeden Ordner einen kleinen Punkt oder Klebezettel - sobald du ihn benutzt, nimmst du die Markierung ab. So siehst du nach ein paar Wochen oder Monaten, welche du wirklich lange nicht mehr in der Hand hattest.

 

Verwende eine systematische Ordnung

 

Sind die Arbeitsplätze wild gewachsen oder folgen sie einem System? Oft beobachte ich keine klare Struktur bei der Bürogestaltung. Die Arbeitsplätze haben sich so entwickelt wie einst Städte. Sobald jemand Neues dazu kam, wurde eben angebaut, wo gerade Platz war. Und nun ist es einfach so. Dabei solltest du prüfen, ob du mit einem cleveren Flächenkonzept nicht sogar locker ein paar Arbeitsplätze mehr unter bringst - wahrscheinlich sogar mit einem klaren Mehrwert für alle anderen Arbeitsplätze.

 

Verbessere die Produktivität der vorhandenen Mitarbeiter 

 

Und die Preisfrage kommt ganz am Ende: Brauche ich überhaupt mehr Mitarbeiter? Viele Unternehmen wachsen, weil die Angestellten einfach nicht mehr mit der Arbeit hinterherkommen. Doch das liegt nicht zwingend an der Anzahl der Leute. Vor allem in schnell und wild gewachsenen Büroumgebungen und Großraumbüros geht die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter stark zurück. Ein steigender Lärmpegel ist dafür ein Hauptgrund.

Ein deutlicher Leistungsabfall und Produktivitätsverluste sind bei Werten ab 50 Dezibel nachgewiesen. Das ist die Lautstärke eines normalen Gesprächs – etwa in einem Großraumbüro. Das Klingeln eines Telefons oder ein lautes Geräusch kann uns schnell aus den Gedanken bringen. Es dauert durchschnittlich 10 bis 15 Minuten, bis wieder voll konzentriert sind. Eine gut geplante Zonierung der Arbeitsplätze und die entsprechende Akustikplanung führt schnell zu einer Produktivitätssteigerung von 10 bis 30% im Büro - ohne zusätzliche Arbeitszeit und ohne zusätzliche Mitarbeiter und Arbeitsplätze. Das entspricht bei 50 Mitarbeitern also einem Äquivalent von 5 - 15 neuen Mitarbeitern.

 

Ein Umzug ist also vielleicht gar nicht notwendig. Wenn du nur eines der genannten Beispiele in deinem eigenen Büro vorfindest, kannst du dir mit der richtigen Analyse viel Geld und Aufwand sparen.

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Produktivität

Kennst du das? Die To-do-Liste ist prall gefüllt, die nächsten Aufgaben stehen schon in den Startlöchern, der Kaffee ist gekocht und du startest voller Elan in den Arbeitstag.

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Warum Arbeitsplatzgestaltung?

Warum solltest du in deine Arbeitsumgebung investieren? Was spricht dafür und was dagegen? Hier gibt es Antworten.

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Arbeitsplatz - Der Schreibtisch

Wie sollte deine unmittelbare Umgebung gestaltet sein, um dich bei deiner Arbeit zu unterstützen?